Pràctica 4a

Coneixement i gestió d'aquest - Introducció de la pràctica 4a

En aquesta pràctica treballarem els conceptes de gestió i motivació del conceixement dins la empresa. Tota empresa ha portar a terme un procés de captació de coneixement i gestió d'aquest ja que l'èxit o el fracàs de tota la organització en depén.

Concretament, i seguint amb la tèndencia d'aquest blog ens centrarem en aplicar els coneixements d'aquesta pràctica a la nostra empresa IN NOVAZIONE.

En aquesta pràctica deixarem una mica de banda els coneixement teòrics (normalment exposats en les indroduccións d'aquest blog), per centrar-nos en la part pràctica, crearem un model de gestió per al coneixement i la innovació a la nostra organització.


Com motivem el coneixement a IN NOVAZIONE? - Cos de la pràctica 4a



El coneixement és l’eina més important i la base de la cultura organitzacional de la nostra particular empresa. Actualment els actius intangibles de les empreses més avançades com la marca, el disseny i els recursos humans valen ja un 70% del valor de les empreses, perquè expliquen el seu comportament futur. 


En la nostra empresa l’element més important són els nostres enginyers, ja que són el motor que mou tots els engranatges. Com ja s’ha comentat en alguna pràctica anterior, l’empresa gaudeix d’un prestigi a nivell internacional alt degut a la qualitat dels nostres serveis, per tant la fase de selecció de personal és, i ha de ser, exhaustiva. Així ens assegurem que la gent contractada complirà amb els nostres expectatives.

Considerem molt important la generació de coneixement però potser igual o més important serà no perdre fàcilment aquests coneixements un cop adquirits.

En primer lloc donem molta prioritat a la creació de noves idees i millores ja que considerem que és l’única manera de no deixar de ser competitius respecte a la competència. A més comptem amb els professionals més qualificats del sector i són ells els que han d’impulsar la barca amb força a base de creativitat i treball. En aquest tipus d’empreses amb una plantilla tant bona a nivell d’aptituds s’ha de provocar que utilitzin totes aquestes habilitats en favor de l’empresa, s’ha de crear un clima de treball que prioritzi la motivació. Sinó és així tindrem una aixeta amb fuites on aquestes fuites en comptes d’aigua són coneixements, idees perdudes i diners, ja que el personal qualificat s’ha de pagar. Per fer un símil futbolístic, és com tenir el millor jugador del món i deixar-lo a la banqueta, el teu equip (en aquest cas l’empresa) perd potencial i la inversió de capital. S’ha de motivar a aquest jugador perquè doni el seu màxim.


En segon lloc voldrem mantenir aquests professionals i la inversió que s’ha fet amb ells que s’ha traduït en coneixement (bé intangible de l’empresa). Voldrem mantenir-los en primer lloc perquè s’ha fet una inversió amb ells i en segon lloc i més important, perquè són una de les eines més importants per a fer créixer la organització.

Pla de generació de coneixement

Per tal de motivar la creació d’idees i propostes de millora s’ha dissenyat dividit en dues parts. La generació i millora de coneixement des d’un punt de vista intern i  des d’un punt de vista extern.

Recordem que la nostra empresa fictícia IN NOVAZIONE gaudeix, en la ficció dels seus creadors, d’una estructura d’hipertrèvol, amb una plantilla reduïda i molt qualificada. Aquesta particular esquema empresarial determinarà de forma notable la planificació de la gestió del nostre coneixement.

Per a una millor comprensió del esquema de IN NOVAZIONE us convidem a donar una ullada en la pràctica 1 i 2 d’aquest mateix blog.



http://tecnorganitzat.blogspot.com/p/practica-1.html
http://tecnorganitzat.blogspot.com/p/practica-2.html

Pla intern

S’ha estructurat una xarxa de coneixement intern per tal de facilitar la creació i bona fluència de noves idees i propostes. Està estructurada en les següents etapes:

-   Obtenció i proposta de idees: Cada treballador dedicarà una hora setmanal a fer un sumari del projecte en el qual està treballant i elaborar un informe electrònic amb aspectes que al seu parer es podrien millorar, i com seria la millora. A més de propostes pel projecte en el qual està treballant també pot realitzar propostes per a qualsevol altre aspecte de l’organització. Aquest informe s’enviarà via mail al coordinador en funcions en aquell moment, que no serà altre que el cap de projecte. Cada cop que hi hagi un canvi de cap de projecte, hi haurà un coordinador diferent, que gestionarà les propostes, tant del projecte com generals de l’empresa. Es fa individualment perquè tothom tingui veu, ja que si només es fes una reunió probablement les persones amb caràcter més extravertit tindrien més força i potser altres treballadors més introvertits tindrien molt bones idees però no les exposarien per falta de protagonisme. Així evitem aquesta pèrdua.

-  Avaluació de les idees i propostes: Com s’ha comentat anteriorment el coordinador que estigui de cap de projecte en aquell moment, gestionarà i avaluarà totes les propostes, seleccionant les més interessants per exposar-les a la reunió conjunta.

-  Reunió general per comentar les propostes: Cada setmana per tant es dedicarà una sessió a decidir i comentar entre tota la plantilla quines de les idees són interessants, per dur a terme i parlar de possibles variacions fins a donar-li la forma final. 


A nivell també intern desde l’empresa amb l’objectiu de ampliar coneixements dels enginyers, es finançaran cursos y estades en altres empreses estrangeres per així veure el seu funcionament, agafar idees i poder aplicar-les a la nostra empresa.

Per altra banda volem no només captar idees, millores i coneixement per a cada projecte, volem captar idees sobre qualsevol aspecte on l’empresa pugui millorar. Idees sobre nous productes a crear, apertura de mercats, gestió més eficient, tots aquest aspectes i d’altres els volem captar per a la millora constant de l’empresa. Per tant tindrem un canal directe que descrivim a continuació.

  • Canal directe amb el gestor i coordinador de IN NOVAZIONE. Tots els treballadors tindran un canal directe amb el líder de l’empresa, que sempre dedicarà una estona cada dia escoltant les propostes que qualsevol treballador hagi pogut fer, via e-mail o directament. Aquest fet que en qualsevol altra empresa suposaria un maldecap per al líder, degut al nombre de treballadors, és en el nostre cas una forma efectiva de captar totes les veus, fora de les propostes pròpies per a cada projecte en concret. Volem una cultura empresarial poc formal en aquest aspecte, la porta del despatx del gestor i coordinador sempre estarà oberta per als treballadors.

Pla Extern

IN NOVAZIONE només dissenya productes, es a dir, entrega el producte acabat al client però la producció la subcontracta. Això vol dir que en gran part l’èxit dels projectes depenen també de les empreses subcontractades. Per això també volem millorar en aquest aspecte creant millores en la forma de treballar i tractar amb les empreses subcontractades.

Es nomenaran uns delegats per a cada empresa segons el projecte. Per exemple hi ha empreses més o menys fixes que treballen amb nosaltres. Doncs aquestes empreses s’hi destinarà un delegat, que no és més que un enginyer de la plantilla que fa de nexe d’unió. De les empreses que no són fixes, es nomenarà un delegat, per a cada projecte diferent que es faci. La funció del delegat és anar realitzant un informe amb el desenvolupament del projecte, les incidències que va tenint i a més es tindrà molt en compte el que diguin els encarregats del projecte de la empresa subcontractada, per veure el que ells millorarien i com ho farien.

Un con finalitzat el projecte i l’informe, s’enviarà al coordinador abans comentat i aquest l’exposarà en una altra sessió d’avaluació global. Així s’aniran polint defectes i cada cop serem més eficients amb els diferents projectes.

Observar cap a on va el mercat i la competència

Com ja hem comentat en altres pràctiques, tan important és no deixar mai d’innovar, com també fer-ho en la direcció correcte, és a dir, en la mateixa direcció que es mou el mercat i la societat. Per tant cada mes es realitzarà un informe sobre les noticies més importants que s’han donat en el nostre àmbit i posteriorment una reunió per avaluar-les i discutir si s’ha de realitzar algun canvi.

També creiem que és molt important analitzar als nostres competidors. Designarem un conjunt de persones que s’encarregaran d’obtenir informació sobre els productes que ha tret la competència. Seguirem el procediment habitual, després d’haver-lo estudiat a fons, realitzaran un informe i el presentaran a reunió un cop al mes.

Pla de retenció de coneixement

Anàlogament a la creació i captació de coneixement, és importantíssim protegir aquest, per preservar-lo dins l’empresa i lluny de la competència. Per aquest motiu desenvoluparem un seguit de mesures:

Intern

La alta rotació és un gran perill per l’empresa, ja que s’ha invertit molt en la formació dels enginyers, ja sigui en forma de cursos, assistència a conferencies i estades a l’estranger en universitats i empreses. Per tant no es pot permetre la pèrdua d’aquest coneixement, ja que es capital intangible de l’empresa. Per tant els treballadors signen un contracte de permanència i un altre de confidencialitat. En el contracte de permanència es comprometen a romandre treballant a l’empresa durant el temps estipulat i si volem marxar a un altre lloc de treball abans del compliment del contracte hauran de pagar una clàusula que conté totes les hores de formació i cursos que l’empresa els ha proporcionat.



En la clàusula de confidencialitat es comprometen a no revelar a cap empresa cap document ni coneixement obtingut en l’estada a IN NOVAZIONE.

Extern

Com ja s’ha comentat anteriorment la subcontractació és una peça clau en el funcionament de l’empresa. I per que les empreses auxiliars puguin complir amb el projecte se’ls ha de proporcionar molta informació sobre com es el projecte la funció que fa i com es realitzarà. Per tal de preservar aquest coneixement les empreses subcontractades també signaran un contracte de confidencialitat.



Disseny del procés de millora continua


En aquesta part, ja definides les formes de gestió i obtenció del coneixement intern i extern a l’empresa, dissenyarem un pla per gestionar aquestes idees i millorar la manera de gestionar-les.
Existeixen moltes teories sobre la millora continua, però de les que hi ha, ens hem volgut centrar en la de del cercle de Deming. Basada en els següents punts:
1.Planificar
2.Executar
3.Verificar
4.Actuar


Començarem planificant i decidint els diferents objectius i els processos per assolir-los, després executarem les decisions planificades per a observar i veure si funcionen tal i com havíem esperat (verificar), en cas de que no es compleixin les noves expectatives, s’haurà de tornar a avaluar la situació, entendre els errors i actuar per a resoldre’ls. I tornaríem a començar el cercle de Deming.
Donat que el nucli de l’empresa es petit, amb les reunions setmanals, la missatgeria interna electrònica i la facilitat deguda a la estructura on tots som iguals, discutir o parlar dels temes per generar idees o millorar el projectes resultarà molt fàcil.
La comunicació dins l’empresa ha quedat patent que a priori resultarà efectiva per a dur a terme el cercle de Deming, però per altra banda no ens hem d’oblidar de les empreses subcontractades que mitjançant els delegats (concepte treballat en l’apartat anterior) portaran a terme també el cercle de Deming en les empreses en qüestió.
La nostra empresa, per a dur a terme tots aquests esquemes organitzatius es centrarà en la facilitat de comunicació en tots els aspectes.



Directrius de la execució dels projectes a IN NOVAZIONE

Una vegada una idea d’innovació o millora per un projecte s’aprova mitjançant els filtres de  les reunions. És hora de dur-la a terme tenint en compte els recursos de l’empresa i uns certs límits.
Primer de tot el procés ha d’estar ben definit i documentat. Un cop haguem assolit aquest estat i haguem finalitzat el disseny passarem la proposta a les empreses subcontractades per a la fabricació.
Ja que els responsables del procés de fabricació també són una part important del projecte encara que estiguin fora de l’empresa, han de proposar i implicar-s’hi mitjançant delegats, que els hi demanarà alternatives i les seves valoracions personals per poder arribar a acords entre les dues parts, per si surten millors solucions.
Un ambient de transparència com el que tenim a la empresa, afavorirà que les recomanacions per a l’empresa flueixin. Les persones de dintre de la nostra organització que amb el seu comportament generin situacions on aquesta transparència es vegi afectada haurà de respondre dels seus actes. Altre cop valorarem les empreses subcontractades que ens generin confiança amb la seva transparència ja que es la base per a tota relació, ja sigui comercial o no.
Qualsevol procés hauria de ser acordat, documentat, establert dintre d’un període de temps que asseguri el seu èxit.
Com en la vida, en les organitzacions ens hem d’esperar el millor dels altres però preparar-nos per el pitjor; així que nosaltres ens avançarem a les possibles sorpreses i verificarem freqüentment, mitjançant visites a les empreses, el ritme de treball i els procediments.

Com i quan han de portar a terme les accions descrites els treballadors a IN NOVAZIONE?

Totes les directrius treballades en aquesta pràctica seran dutes a terme per als treballadors tots els divendres. Hem definit aquest dia concret per afavorir el treball continu i efectiu en els projectes durant els quatre primers dies de la setmana i d’aquesta manera acabarem la setmana traient conclusions del treball fet i determinant les directrius per a la següent setmana. D’aquesta manera els temes tractats en aquesta pràctica es repartiran de la següent manera:

  • De dilluns a dijous: Els treballadors portaran a terme les seves tasques i enviaran en qualsevol moment les seves propostes al responsable adient.

  • Els divendres es dedicarà un temps indefinit al matí per a pensar en què podem millorar o innovar (de forma col·lectiva o individual) i tot seguit es portaran a terme les reunions necessàries per discutir tots els temes que hagin sorgit durant tota la setmana i per discutir les directrius de la setmana següent.

Els temes urgent que no puguin esperar fins el divendres seran gestionats pel gestor i coordinador d’IN NOVAZIONE juntament, si escau, amb el cap de projecte del moment.
D’aquesta manera, definit com i quan gestionarem el nostre coneixement evitarem un excés d’informació vagant sense rumb per a l’empresa. No volem en cap cas que la faula de la formiga sigui un exemple a seguir en la nostra organització.
Per les propostes inicials desestimades, per a evitar futurs cohibicions dels socis o treballadors que les han proposat, es proporcionarà una explicació formal detallada, de les raons per la qual s’ha desestimat. I se’ls animarà a seguir proposant idees que encara que les anteriors no hagin sigut les adequades.

Mantenir la motivació alta és la pedra angular de la nostra empresa.

Conclusions de la pràctica 4a

Les conclusions d'aquesta pràctica són dificils de predir i vindran determinades, o millor dit vindrien determinades, per les sessions de millora continua que es fessin a IN NOVAZIONE cada divendres.

Hem dissenyat un model amb el qual pretenem captar el màxim i de la millor manera tot el coneixement possible. Però malauradament com en tot en el món empresarial, només el temps ens podria donar la raó, o no, sobre l'adecuació d'aquest plà de gestió a la nostra organització.

Bibliografia / webgrafia


Gràcies per seguir-nos,

The Brailels
Suscribirse a: Entradas (Atom)